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Was bei der virtuellen Zusammenarbeit oft verloren geht …

15 Mrz 2020

… aber nicht verloren gehen muss. 

Home Office ist in vielen Unternehmen angesagt, das Reisen zu Präsenzmeetings ist oft nicht mehr erlaubt, virtuelle Zusammenarbeit ist das Gebot der Stunde. Werkzeuge hierfür gibt es wie Sand am Meer, und einige davon sind richtig gut. Doch bei der virtuellen Zusammenarbeit, gerade wenn sie aus der Not geboren und entsprechend nicht vorbereitet wurde, geht auch etwas verloren – der informelle Flurfunk, der „Tratsch“ am Kaffeeautomaten, das lockere Geplauder beim Mittagessen. Dabei sind diese Kanäle im Augenblick sehr wichtig, denn Unsicherheit und Angst schreien nach informeller Kommunikation. 

In der tool-getriebenen virtuellen Kommunikation und Zusammenarbeit lassen sich die informellen Reibungsverlust leider nicht ganz vermeiden, aber sie lassen sich zumindest reduzieren. Das ist gar nicht so schwer, wenn man bedenkt, das virtuelle Zusammenarbeit im Kopf und nicht im Tool stattfindet. Das Tool ist nur das – notwendige – Medium mit zum Glück sehr, sehr vielen Möglichkeiten. So lasst sich z.B. der „Tratsch“ am Kaffeeautomaten zumindest partiell an einen virtuellen Kaffeeautomaten verlagern.

Wie soll das gehen? Nun, Kaffee wird der virtuelle Kaffeeautomat natürlich nicht liefern, aber er wird das liefern, was am Kaffeeautomat passiert, das informelle Gespräch, das uns Menschen so wichtig ist. Um den Kaffeeautomaten in diesem Sinne sprudeln zu lassen, sind einige Dinge zu berücksichtigen. 

  • Das virtuelle Gegenstück zum realen Kaffeeautomaten ist das Tool, oder besser der Mix aus einem synchronen Tool wie z.B. WebEx, Skype, GoToMeeting und Co. und einem asynchronen Tool wie Trello, Slack oder die asynchronen Komponenten von Microsoft Teams.
  • Im synchronen Tool trifft man sich nicht nur zum fachlichen Austausch, sondern auch mal zum Plaudern über Dinge, die einen bewegen. 
  • Im asynchronen Tool kommuniziert man Dinge, die man dem Team mitteilen will, auf die man aber keine sofortige und direkte Reaktion erwartet. Man hinterlässt quasi eine Nachricht am Kaffeeautomaten. 
  • Und jetzt kommt das wichtigste: der menschliche Faktor. Wir hören oft die Frage: „Ja, über was soll ich mich den austauschen an diesem virtuellen Kaffeegedöns?“ Das ist eigentlich ganz einfach. Alles, worüber ich mit Kolleg/innen reden würde, wenn wir uns am echten Kaffeeautomaten treffen, ist ein Kandidat für das Gespräch am virtuellen Kaffeeautomaten. Das können „Hast Du schon gehört …“-Gespräche sein genauso wie aktuelle Ereignisse, die einen bewegen.

Besteht da nicht die Gefahr, dass das Medium zur Tratschbude verkommt? Nicht wirklich. Die meisten Menschen müssen eher motiviert werden, sich an dieser wichtigen Kommunikation zu beteiligen. Und virtuelle Dampfplauderer wird es wie in der realen Welt auch geben. Der Nutzen dieser informellen Kommunikation für das Gefühl der Zusammengehörigkeit ist nicht zu unterschätzen. 

Und wie haben wir unseren virtuellen Kaffeeautomaten realisiert? Wir setzen hierzu Office 365 oder genauer MS Teams ein. Dort haben wir den synchronen Kanal, über den wir schnell mal informell plaudern können. Und wir haben einen speziellen Teams-Kanal eingerichtet und „möbliert“, über den wir asynchron kommunizieren. Damit das funktioniert haben wir uns eine einzige Regel gegeben: alles, was das Gefühl der Zugehörigkeit der entfernten Kolleg/innen und Mitarbeiter/innen zum Team fördert, ist ein Kandidat für die Kaffeemaschine.

Virtuelle Grüße aus dem Rheinland

Konrad Fassnacht

 

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Konrad Fassnacht

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